【テンプレ付き】就職活動メール書き方送信・返信【内定者が解説】

就職活動中なんだけどメールの書き方が分からない
マナーとかってホントに必要?
良かったらテンプレートを教えてほしい

そんな疑問にお答えしたいと思います

メールを送る目的

企業へメールを送る場合は返信、送信問わずに以下の目的があると思います

・相手になにか依頼することがある
・選考結果や説明会の日程調整など確認したことを伝える

一番大切なこと

要点をもれなくきちんと伝えること

型や形式、言葉遣いに関しては二の次です

言葉遣いが固すぎると逆にこの人は柔軟な対応が出来ない人なのではと思われます

人事の方もイチ人間です。スマホも使うしLINEやインスタもやっている人も多いでしょう

古風なしきたりが好きな人はいないはずです

次に、返信時と送信時で分けて解説していきたいと思います

メールのテンプレート 返信の時

早速ですが、以下が私の使っているテンプレートです

件名などは変えずにそのまま返信します

株式会社〇〇
人事部
〇〇 様

〇〇に関しまして、 ご連絡ありがとうございます。

確認いたしました。

よろしくお願い申し上げます。

---------------
○○大学○○学部○○学科○年
苗字 名
携帯電話:000-0000-0000
E-mail : mail@address.com
---------------

返信のメールは、日程確認などがメインです

「確認しました」が要点です。

友達同士などでは確認しましただけで大丈夫ですが、企業からしたらメールの返信を一度に行うこともあるので下の方に大学名と名前を書きましょう

あと、メールは送られてから24時間以内には必ず返信しましょう

相手の名前が分からなければ「○○部」で大丈夫です

送信されたメールをコピペで十分です

メールのテンプレート 送信の時

送信する場合何か依頼事があるときです

相手からの依頼ではないので、件名も書かなければいけませんね

ただ、返信の時とほぼ同じで依頼する内容を確実に伝えましょう

例:面接日程調整

件名:面接日程調整について

株式会社〇〇
人事部
〇〇 様

面接日程調整について

〇月〇日、〇月〇日、 〇月〇日を希望します

よろしくお願いします

---------------
○○大学○○学部○○学科○年
苗字 名
携帯電話:000-0000-0000
E-mail : mail@address.com
---------------

以上で十分です

要点をまとめて分かりやすく書きましょう

おまけ:就職活動でのメールチェックは1日4回以上見ない

就職活動各種サイトに登録しているとメールが頻繁に来ます

1日多い時で100通とか普通に来ます

全て答える必要もなく、一斉送信のメールなんかに時間を取られてしまっていてはもったいないです

私の場合、メールチェックの時間は以下の通り

朝9:00
昼12:00
夕方18:00
夜22:00

大体、10分くらいでまとめて返信します

基本的にはメールには時間をかけずに今回のテンプレートを当てはめて書いていきましょう

メールは社会人になってからも素早く正確に返すことが重要だと思うので就活生のうちからスキルをつけましょう

まとめ

今回の記事をまとめると以下の通りです

・メールは要点をもれなく伝えることが最重要
・自分の名前と所属は書きましょう
・メールチェックは素早く正確に
・24時間以内に返信はする

メールなどの報告や連絡ツールは社会に出てからもずっと使うことになると思います

1通で10分でもかけていたら6通で1時間もかかってしまいます

素早く返信することは重要になるので就活生のうちにメールのスキルはつけちゃいましょう

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