【テンプレ付き】メールチェックは1日3回のみ【メール時短術】

先日こういったツイートをしました

通知ゼロは効果絶大ですね

ただ、私の場合はメールチェックや勉強中は機内モードにしておいて1日に3回ほどメッセージチェックをします😌

3回に絞るからこそ後回しにせずに適切なリプライを送ることも身に付きます😁

これについて少し深堀していきたいと思います

メールのテンプレートも紹介します

結論:通知はゼロで良い

結論:通知はゼロで良い

結論から言いますと通知はゼロにしておいてチェックする時間を決めるべきと言うことです

なぜなら、通知に気を取られていては自分の仕事や作業が進まないからです

例えば、メールが一日に30件くらい来ると考えましょう

1件につき1分時間を取られていては30分時間を消費してしまいます

それを一日に3回、朝昼晩でまとめて返すとしたらどうでしょうか

まとめて返すのでスケジュール兆を見たりするのも一回で済みますよね

多分10件のメールを返すのに5分くらいで済むと思います

15分の節約につながります。1日150件なら90分も変わってきますよ

メールを減らすことのメリット

メールを減らすことのメリット

ツイートにもありますが、以下の事もメールチェックを減らすことによるメリットです

「3回に絞るからこそ後回しにせずに適切なリプライを送ることも身に付きます」

回数を絞ることで返信に相手の望む十分な回答を考えて返信をするようになります

例えば、日程調整の場合では「いつが予定が良いですか?」だけでなく私は〇日と〇日が開いていますが、いつがご都合よろしいですか?

とした方がメールの送信回数が減りますよね

これもメールチェックの回数を減らすことによるメリットだと思ます

さらに高速化するなら

さらに高速化するなら

さらに高速化するならメールの返信はテンプレートを作っておきましょう

テンプレ化することにより、メールの返信にかける心理的な不安も和らぎます

具体的な例を出すと以下の通りです

私が就活していた時に使っていたテンプレートです

株式会社〇〇
人事部
〇〇 様

〇〇に関しまして、 ご連絡ありがとうございます。

確認いたしました。

よろしくお願い申し上げます。

---------------
○○大学○○学部○○学科○年
苗字 名
携帯電話:000-0000-0000
E-mail : mail@address.com
---------------

就活の際のメールは来るだけでも心理的に気を取られるのでテンプレートを使って、あまり考えずに返信するようにしましょう

人事の方は要件が確認したいので基本的にはメールを確認したら持ち越さずにサクッと返しましょう

メールの本質として相手の知りたい要件をもれなく伝えることなので特に言葉づかいなどを気にするのは時間の無駄ですよね

テンプレート化して時短をしましょう

【テンプレ付き】就職活動メール書き方送信・返信【内定者が解説】

2019年3月12日

本を読んでみるのもあり

さらに効率化をするなら本を読むのもおすすめです

以下の本がおすすめです

パソコンのショートカットキーなどを知らない知識が必ずあるはず

とは言え緊急な用はどうするか

とは言え緊急な用はどうするか

緊急の連絡などもごくまれにありますよね

私もありますが基本的には緊急の場合多くの人は電話をしてくるはず、さらに私は留守番電話設定をしているので

留守電が入ってなかったらそこまで緊急ではないはずだと思っています

最近では留守番電話が死語となりつつありますが、設定しておくだけで緊急化そうでないかが判断できるので留守電設定が可能な電話プランにするか、留守電設定のあるシムフリースマホがおすすめです

私はAQUOS senseなので標準でついています

まとめ:メールチェックを減らすことはメリットしかない

まとめ:メールチェックを減らすことはメリットしかない

今回の記事をまとめると以下のようになります

・メールチェックは一日3回で十分
・メールの返信はテンプレ化して高速化
・急用は電話してくるようにして留守電設定をする

以上の事で一日1時間くらい時間が生み出せるのではないでしょうか

無駄な時間をそぎ落として自分の時間を作ってみてくださいね

おしまい

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